Corporate Secretary Roundtable 11. Mai 2012, Basel

Der fünfte durch vr-wissen.ch organisierte Corporate Secretary Roundtable fand am 11. Mai 2012 in Basel zum Thema
'Board Portale' statt. Vorgestellt wurden zwei bei Teilnehmern eingesetzte Softwarelösungen, welche die Vorbereitung der Verwaltungsratssitzungen und die Zusammenarbeit innerhalb des Verwaltungsrates erleichtern. Fragen rund um die Einführung und Handhabung solcher Board Portale sowie deren Vor- und Nachteile wurden anschliessend anhand von Beispielen diskutiert.

Funktionalität

In der Diskussion der teilnehmenden VR-Sekretäre wurde schnell die geforderte Grundfunktionalität beim Einsatz von Board-Portalen klar: Einerseits liegt der Fokus auf der einfachen Zusammen-, Bereitstellung und Handhabung von (mehreren Versionen von) VR-Dokumenten, andererseits soll mit diesen Portalen die Sicherheit und Vertraulichkeit bei Versand und Archivierung von Informationen für den Verwaltungsrat und Ausschüsse erhöht werden. Diverse weitere Funktionen wie Chat, sicheres e-Mail, Umfragen, Dashboards, Mitgliederprofile etc. erscheinen kaum in der Begründung für den Kauf einer VR-Portal-Software. Diese Funktionen sind zum Teil durch andere bereits im Unternehmen eingesetzte Software genügend abgedeckt. Zudem besteht vielfach die Befürchtung, dass die mit der zusätzlichen Funktionalität einhergehenden Komplexität die Verwaltungsräte eher abschrecken als begeistern würde. Trotz Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation sind Druck- und Ordnerschlachten auch heute in vielen Verwaltungsratsgremien noch an der Tagesordnung. Nur ein Teilnehmer konnte von praktisch papierlosen Sitzungen berichten. Dennoch wurde die einfache Paketierung und Handhabung von Dokumentenversionen in den Portalen geschätzt. Wichtig war vielen Teilnehmern auch die Möglichkeit, in den bereitgestellten Dokumenten individuell elektronische Notizen anzubringen und zu suchen, ohne das Originaldokument zu verlieren.

Einfachheit und Sicherheit

Neben der effizienten Zusammenstellung und Verteilung der Dokumente durch das VR-Sekretariat steht vorallem auch die einfache intuitive Benutzung durch den Verwaltungsrat im Vordergrund. International tätige Verwaltungsräte wollen jederzeit und von überall mit ihrem Werkzeug (ob Notebook, Telefon oder Pad) auf die aktuellen und früheren Versionen von Agenda und Dokumenten zugreifen können - sicher aber ohne viel Firlefanz. Die Diskussion bezüglich Sicherheit dreht sich meist um die mehrstufige Authentifizierung der Benutzer, Fragen der Verschlüsselung sowie On- und Offlinenutzung. Geschätzt wird zudem der Zugriff auf ein zu jeder Zeit verfügbares Helpdesk des Anbieters - sei dies bei der Einführung oder bei alltäglichen Fragen der Benutzer.
Insgesamt wurde am Roundtable der Einsatz eines Board Portals für sinnvoll empfunden. Jedoch stand der meist nur eingeschränkten Nutzung des angebotenen Funktionsumfangs solcher Software doch relativ hohe jährliche Lizenzkosten entgegen.

Literatur zum Thema

Software Board Portale. Beachten Sie auch unsere Marktübersicht mit der Möglichkeit, Anbieter direkt zu kontaktieren.

Online Boardrooms. Tobias Häckermann. 2012. Eine einfache Einführung ins Thema.

Better Board Governance. Thomson Reuters. 2012. Umfrage mit Marktdaten zur Nutzung von Board Portalen.