Corporate Secretary Roundtable 11. November 2011, Zürich

Am 11. November 2011 fanden interessierte Sekretäre des Verwaltungsrates den Weg nach Zürich zum 4. Corporate Secretary Roundtable, diesmal zum Thema Aktienregister + Generalversammlung. Erneut konnte mit Regula Fehr-Heer, Leiterin Aktienregister der Zurich Financial Services, eine Fachperson als Gastrednerin gewonnen werden. Ihre informative Übersicht zum Thema führte in eine lebhafte Diskussion zu praxisnahen Fragestellungen.

Aktienregisterführung

Bei der Führung des Aktienregisters waren vorallem Fragen der effizienten Organisation und Prozessgestaltung im Vordergrund, dies sowohl bei interner Führung des Aktienregisters mit Hilfe eigener / fremdhergestellter Software als auch bei Lösungen mit Outsourcing (z.B. via SAG, Sharecomm u.a.). Beim Outsourcing sollten jedoch ebenfalls die internen Aufwände nicht unterschätzt werden. Trotz Fremdvergabe werden interne Stellen beansprucht durch die Koordination mit dem Lieferanten, mit der Korrespondenz an Aktionäre, Dividendenauszahlungen, Mitarbeiteraktien, Publikationen wie Geschäftsberichten, Qualitätskontrollen etc.. Vor- und Nachteile von Mitarbeiterdepots für eigene Aktien (z.B. Mitarbeiterbindung, Kontrolle Sperrfristen) wurden ebenso diskutiert wie Sonderaufwände bei Veränderung der Aktienbasis und allgemein die anfallenden Kosten zur Führung des Aktienregisters. Das durch das Aktienregister erstellte Reporting an den Verwaltungsrat gibt in der Regel standardisiert und periodisch Auskunft über Zusammensetzung des Aktionariats. Ad-hoc Analysen ergeben sich vorallem bei kritischen Beteiligungsgrenzen.

Literatur zum Thema

Patak Sascha Daniel. 2005. SSHW.
Die virtuelle Generalversammlung im schweizerischen Aktienrecht.
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Müller Roland. 2010.
Checkliste zur Vorbereitung der Generalversammlung.
Artikel

Organisation der Generalversammlung

Auch bei der Planung und Organisation der Generalversammlung standen Fragen der effizienten Durchführung im Vordergrund. Bereits aufgrund der notwendigen Platzverhältnisse und Infrastruktur beherrscht hier bei grösseren Unternehmen die Fremdvergabe der Durchführung das Bild. Dennoch sind auch hier die interne Beanspruchung der Resourcen nicht zu unterschätzen, sei dies durch das Vertragsmanagement mit den externen Anbietern, die Planung und Budgetierung der GV, Korrespondenz mit und Betreuung von Aktionären, Helfereinsätze etc..

Interessant war insbesondere auch die Diskussion bezüglich einer effizienten Ablaufgestaltung während der Generalversammlung, sind diese Anlässe bei grossen Unternehmen doch vielfach geprägt durch lange Reden und langwierige Abstimmungsläufe. Bereits durch die Optimierung der Abstimmzeiten (10 anstelle von 30 Sekunden Wartezeit) und die Zusammenlegung von Abstimmungstraktanden (z.B. Erneuerungswahl Verwaltungsrat) konnte der Ablauf etwas gestrafft werden. Interessant im Kontext der Generalversammlungen waren aber auch die diskutierten Möglichkeiten zur Verhinderung von 'Pannen' während der Generalversammlung, sei dies über die Gestaltung der Redeskripts, vorbereiteter Q&As oder anderer Massnahmen.

In der Runde zeigten sich unterschiedliche Ansätze zum Umgang mit dem Thema Kosten. Die Möglichkeiten von virtuellen Generalversammlungen wurden angesprochen. Kostenoptimierung unter angepasster Nutzung von In-/Outsourcing, Gestaltung der Generalversammlung, Aktionärsgeschenke etc. standen aber meist auch Fragen des allgemeinen Firmenauftritts, der Image- und Aktionärspflege gegenüber. Insgesamt wurden am Roundtable Aktionärsregister und Generalversammlung als obligatorische Prozesse verstanden, welche jedoch beide einiges an Potential nicht nur bezüglich Ablauf- und Kostenoptimierung, sondern auch an Aussenwirkung gegenüber den Aktionären aufweisen können.